Pengadaan barang dan jasa merupakan proses penyediaan barang dan jasa yang dibutuhkan dalam pelaksanaan rencana kerja setiap bidang dalam Unit Usaha sesuai dengan RKAP dan RKO hasil pembahasan. Kewenangan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan SK Direksi No : 7.6/Kpts/183/2009 tanggal 01 Mei 2009 yang dapat dilakukan Unit Usaha adalah nilai per item barang tidak terbatas dan sesuai nilai plafon maksimal per bulan.
Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dilakukan dengan azas-azas :
1. Efisiensi dan efektifitas, untuk memperoleh barang/jasa dengan harga yang wajar/bersaing yang memenuhi persyaratan teknis, kualitas, waktu dan tempat penyeraan.
2. Optimalisasi, memanfaatkan barang/jasa yang sudah ada atau dengan diperoleh melalui pengadaan baru secara optimal.
3. Transparansi dan persaingan sehat, dilakukan secara terbuka mulai dari perencanaan sampai dengan pelaksanaannya agar tercipta iklim yang sehat, tertib dan terkendali serta mendorong timbulnya persaingan yang sehat diantara rekanan.
Alur proses pengadaan barang dan jasa,
Penjelasan proses pengadaan barang dan jasa :
a. Kepala gudang mengajukan permintaan penggantian stok minimum persediaan gudang melalui PB 15.
b. Adanya kebutuhan barang/bahan/jasa dari bagian-bagian terkait dengan rencana kegiatan. Misal bidang teknik melalui laporan kerusakan (PB 1000).
c. Bagian mengajukan PB 16/PB 74 yang divalidasi oleh Sinder tekait.
d. PB 16/PB 74 diajukan kepada Manajer melalui Sinder TUK.
e. Sinder TUK memeriksa anggaran dan evaluasi harga serta divalidasi oleh Manajer.
f. Apabila nilai pengadaan sesuai kewenangan, PB 16/PB 74 diserahkan kepada bagian pengadaan.
g. Krani Pengadaan melaksanakan proses pengadaan barang/jasa yaitu Surat Penawaran (AU 32), Daftar Penilaian Penawaran Harga (AU 33), Order Permintaan Lokal (AU 34) untuk pengadaan barang. Sedangkan untuk pengadaan jasa dibuat SPK dan Kotrak.
h. Proses pengadaan barang dan jasa diperiksa Sinder TUK.
i. Manajer memvalidasi pengadaan barang dan jasa.
j. Saat barang pesanan datang, bagian gudang mengkroscek barang bersama dengan bagian/afdeling pemesan untuk memastikan volume dan spesifikasi teknis, bila tidak sama barang bisa ditolak dan bila telah sesuai dengan pesanan dibuatkan AU 53/LPB dilampiri dengan Berita Acara Pemeriksaan.
k. Kemudian AU 53 ditandatangani Manajer, Bagian Gudang membukukan pada kartu gudang pada kolom masuk, dan bagian/afdeling pemesan membuat AU 58 (Bon Permintaan Pengeluaran Barang), yang ditanda tangani oleh Manajer.
l. Setelah AU.58 ditanda tangani Manajer, Bagian Gudang membukukan pada kartu gudang pada kolom keluar.
m. Kemudian LPB dan BPPB dikirim ke kantor sentral, yang untuk selanjutnya diserahkan ke Krani Material untuk diproses pembukuan.
Prinsip semua pengadaan dilaksanakan oleh Kantor Direksi, kecuali dengan pertimbangan praktis dan ekonomis dapat dilaksanakan oleh Distrik dan Unit Usaha namun pelaksanaannya harus didasarkan pada :
1. Memperhatikan 6 (enam) tepat ; kualitas, jumlah, harga, waktu, tempat dan prosedur.
2. Mencegah kerugian yang timbul akibat adanya persediaan yang tidak dapat dimanfaatkan (Slow Moving Stock).
3. Menghasilkan biaya operasi yang rendah dan efisien.
4. Mencapai sasaran fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas perusahaan (Cost and Benefit).
Penentuan kebutuhan barang dan jasa untuk suatu periode tertentu mengacu kepada RKAP yang dijabarkan dalam RKO Unit Usaha meliputi :
1. Barang dan jasa untuk kebutuhan investasi
2. Barang dan jasa untuk kebutuhan eksploitasi
3. Pekerjaan jasa murni (jasa audit, pendidikan, konsultan, dll)
Kebutuhan barang dan jasa harus diajukan kepada Direksi dengan data :
1. Urgensi, alasan dan analisa teknis
2. Perhitungan biaya dan kalkulasi Harga Perkiraan Sementara (HPS)
3. Dana yang diperlukan dengan memperhatikan cash flow
4. Jadwal pelaksanaan dan waktu pengadaan
5. Jumlah dan perkiraan harga barang
6. Spesifikasi teknis
Prosedur pelaksanaan pengadaan barang dan jasa adalah dengan cara :
1. Penunjukan langsung
- Dilakukan dengan menunjuk satu rekanan tertentu yang harus merupakan pabrikan/agen tunggal atau pengadaan barang/jasa yang berskala kecil.
- Pengadaan bersifat mendesak/urgen dan khusus yang tidak dapat ditunda.
- Pengadaan barang dan jasa dengan nilai s/d Rp 15 juta.
- Nilai tidak terbatas untuk barang dan jasa yang bersifat spesifik, keagenan, pabrikan, keahlian khusus.
- Pengadaan barang/jasa yang telah diadakan pelelangan tetapi masih mengalami kegagalan.
- Jasa tertentu (pemasangan listrik, telepon, gas dan saluran air minum) oleh instalatir yang ditunjuk oleh perusahaan resmi.
- Pekerjaan tambahan dalam rangka penyelesaian pengadaan barang/jasa semula tidak lebih dari 10 % dari harga kontrak.
- Repeat Order yang karena jenisnya memerlukan proses cepat.
2. Pemilihan Langsung
Pelaksanaan barang/jasa pemborong dan jasa lainnya tanpa melalui pelelangan umum dan terbatas serta penunjukan langsung.
a. Pengadaan barang, jasa pemborongan dan jasa lain dengan nilai > Rp 15 juta s/d Rp 100 juta atau nilai plafon per bulan.
- Nilai pengadaan diatas Rp 15 juta s/d Rp 100 juta, dilaksanakan dengan Order Pembelian, SPK atau Kontrak Pekerjaan.
- Penawaran dilakukan tertulis oleh 3 (tiga) penawar yang berdomisili bebas dan harus terdaftar dalam Daftar Rekanan Terseleksi (DRT).
- Penaran dari rekanan harus dievaluasi dan dinegosiasi untuk kemudian dibuat Berita Acara.
- Berdasarkan hasil evaluasi dan negosiasi oleh Direksi, ditetapkan pemenang pemilihan langsung.
- Untuk pengadaan dengan nilai s/d Rp 100 juta pembukaan penawaran dapat dilakukan tanpa panitia.
b. Pengadaan barang, jasa pemborongan dan jasa lain dengan nilai > Rp 100 juta sampai Rp 500 juta.
- Dilaksanakan dengan Order Pembelian, SPK dan surat perjanjian/kontrak dengan membandingkan 3 (tiga) penawar yang tercatat dalam DRT dan dapat disertakan Usaha Koperasi.
- Pemenang pemilihan langsung ditetapkan oleh Direksi setelah ada persetujuan penetapan harga, atas dasar berita acara hasil evaluasi dan negosiasi.
- Berdasarkan surat persetujuan penetapan pemenang yang diterbitkan, dibuat pemberitahuan secara tertulis kepada para peserta, kemudian Direksi menerbitkan surat penunjukan kepada rekanan pemenang.
- Pembukaan penawaran dilaksanakan oleh panitia yang ditunjuk berdasarkan SK Direksi.
- Dokumen Surat Permintaan Barang (SPB)/SPK dan kontrak ditanda tangani oleh :
1. Direktur Pemasaran untuk nilai ≤ Rp 100 juta
2. Direktur Utama untuk nilai > Rp 100 juta
Dapat dilaksanakan di Unit Usaha oleh panitia terdiri dari minimal 3 orang, ditunjuk berdasarkan SK Manajer Unit Usaha
