Pencatatan persediaan produksi jadi sebelumnya diadakan serah terima dari bagian pengolahan, pencatatan stock awal ditambah dengan hasil serah terima dari pabrik dikurangi pengeluaran/pelayanan DO, stock akhir.
Karet,
1. Pencatatan hasil pengolahan atau produk dilakukan oleh Krani Pengolahan per hari, untuk mengetahui jumlah persediaan.
2. Krani Kepala Gudang Produksi setiap hari datang ke Krani Pengolahan untuk memonitoring hasil produksi per hari. Pencatatan dimasukkan ke buku monitoring untuk dilaporkan ke Kantor Direksi.
Isi dari buku monitoring tersebut adalah sebagai berikut :
- Penerimaan, dicatat per mutu produk.
- Pengeluaran, dicatat per mutu.
- Sisa persediaan.
3. Pengiriman atau proses pengiriman produk
- Diawali dari e-mail yang dikirim dari Kantor Direksi, dengan isi perintah bagi Unit Usaha untuk membuat Certificate Of Quality (COQ), didalam COQ juga memuat syarat produk yang diinginkan, negara tujuan, hari dan tanggal keberangkatan.
- Dua hari sebelum pengambilan barang atau keberangkatan barang, Delivery Order (DO) akan datang dari Kantor Direksi, untuk arsip DO terdapat 3 lampiran antara lain ; untuk Manajer, untuk bagian gudang produksi dan untuk bagian pengolahan.
4. Setelah truck datang kantor sentral Unit Usaha akan membuat Surat Pengantar (SP), yang isinya antara lain :
- Nomor peti, mutu, nomor lot, nomor DO, tujuan, nomor plat kendaraan, keterangan jumlah
- Yang menerima sopir truck
- Yang mengirimkan KTU/TUK
5. Buku SJM-24C (Sistem Jaminan Transportasi) pengiriman RSS/SIR dari pabrik langsung ke gudang EMKL di pelabuhan, dibuat atas sepengetahuan :
- Sopir truck
- Mabes pengolahan
- Sinder pengolahan
- KTU/TUK
- Manajer
Tandatangan dilakukan setelah barang dimuat di truck dan sistem yang dilakukan di gudang adalah FIFO.
Kelapa Sawit,
1. Diawali dari afdeling yaitu pencatatan pada PB 24 M (pencatatan jumlah hasil panen) yang terdiri dari tandan dan brondolan, per pemanen, per nomor blok oleh mandor, dan PB 24 PH yaitu pencatatan oleh krani PPH yang isinya terdiri dari nomor blok dan truck yang mengangkut.
2. Truck mengangkut hasil panen ke pabrik untuk dilakukan penimbangan dan hasilnya akan dicatat di PB 25 (Daftar Timbang Buah) yang merupakan rekap dari PB 24 PH per afdeling.
3. Administrasi selanjutnya adalah pencatatan di PB 28 (Iktisar Timbangan Buah) dengan isi pencatatan perjalanan truck pada satu hari tersebut disertai dengan keterangan waktu timbang, jumlah tandan dan berat tandan.
4. Proses selanjutnya adalah pengolahan bahan baku TBS menjadi Minyak Sawit (MS) dan Inti Sawit (IS).
5. Setelah menjadi produk jadi maka proses administrasi selanjutnya adalah pencatatan produk minyak sawit ke blanko PHJ 1A (serah terima hasil jadi minyak sawit ) dan untuk inti sawit ke PHJ 1B (serah terima hasil jadi inti sawit), pencatatan ini dilakukan oleh krani produksi yang untuk selanjutnya akan diserahkan ke krani gudang produksi.
6. Bagian gudang produksi selanjutnya akan melakukan pencatatan pada buku bantu yang isinya berdasarkan PHJ 1A dan PHJ 1B, buku tersebut terdiri dari 2 yaitu buku stock dan persediaan minyak sawit serta buku stock dan persediaan inti sawit. Isi dari buku tersebut adalah pencatatan perhari jumlah produksi yang masuk, pertangki, untuk hasil hari ini dan jumlah sampai dengan hari ini, dan juga pengeluaran serta pencatatan stock atau jumlah sisa pertangki pada saat ini.
7. Selanjutnya adalah monotoring produksi harian kelapa sawit yang merupakan pencatatan jumlah minyak sawit yang dihasilkan pada hari itu diikuti besar kecil ALB, kadar air dan kadar kotoran yang didapat dari lapangan.
Laporan Harian Persediaan (berat dalam kg) yaitu laporan stock atau sisa yang berisi :
- Mutasi persediaan
- Stock minyak sawit dan mutu
- DO yang belum diambil
Pelaporan ke bagian pemasaran dilakukan dengan menggunakan e-mail dengan batas waktu sampai jam 9 pagi dan untuk lembar pendukung dikirim ke Kantor Direksi.
Administrasi Pengiriman Barang Jadi,
1. Permintaan diawali dari bagian pemasaran membuat surat yang ditujukan kepada rekanan alat pengangkutan yang isinya perihal pengangkutan CPO dan PKO, surat juga ditembuskan ke Unit Usaha. Untuk permintaan yang pengirimannya ke IPMG Panjang surat permintaannya hanya menggunakan faksimili sedangkan untuk pembeliaan dari pihak ke III menggunakan Delivery Order (DO).
2. Alat pengangkutan dari rekanan yang sudah ditunjuk dari Kantor Direksi, alat pengangkutan/truk datang ke Unit Usaha dengan membawa surat jalan yang pembuatnya adalah dari pihak rekanan tersebut. Apabila pembelian langsung dari pihak ke III maka selain dengan membawa surat jalan truk juga membawa surat DO.
3. Saat alat pengangkutan datang ke Unit Usaha pada awalnya akan melewati timbangan, untuk penimbangan kosong.
4. Proses selanjutnya adalah pengisian minyak CPO pada alat pengangkutan oleh petugas pelayanan DO.
5. Setelah tangki terisi proses selanjutnya dilakukan penimbangan lagi dimana dibuat bukti timbangan PPKS dengan isi berat netto yang didalamnya ada validasi dari 3 pihak, pengemudi/supir, petugas satpam dan operator.
6. Selanjutnya adalah proses pembuatan bukti penyerahan lokal oleh krani kepala gudang produksi. SP ini dibuat sebagai bukti adanya pengangkutan minyak dari Unit Usaha ke tempat tujuan (Panjang).
7. Setelah sampai Panjang maka IPMG Panjang akan membuat bukti penimbangan dimana di Panjang terjadi penimbangan lagi untuk mengukur lagi kebenaran dari minyak yang diangkut. Pada bukti penimbangan ini tercatat ada 3 validasi yaitu oleh kepala IPMG Panjang, satpam dan operator.
8. Setelah bukti penimbangan selesai dibuat maka satpam akan kembali lagi ke Unit Usaha dengan membawa surat tersebut dan untuk selanjutnya akan dibuat Bukti Penyerahan Lokal (PB 33), PB 33 ini adalah akhir proses pengiriman.
