Proses administrasi di Afdeling yang telah dipelajari selama masa pembekalan lapang ada 2 komoditi yaitu karet dan kelapa sawit. Masing-masing kebun mempunyai proses administrasi yang hampir sama, hanya dibedakan oleh formulir yang digunakan sesuai dengan komoditi. Proses administrasinya terdiri dari panen, pemeliharaan dan pekerjaan borongan.
Alur administrasi afdeling,
Penjelasan alur administrasi afdeling :
a. Buku rol kuning (PB 73) merupakan buku mandor yang berfungsi sebagai absensi tanggal genap dan tanggal ganjil untuk mengetahui absensi pekerja dan hasil kerja dengan uraian nomor blok, jenis pekerjaan, jumlah Hari/Jam Kerja dan hasil kerja.
b. Untuk tanaman karet Laporan Hasil Sadap (LHS) dicatat pada PB 39 untuk Lateks (HG) dan PB 40 untuk Lump (LG). Sedangkan untuk hasil tanaman Kelapa Sawit berupa Tandan Buah Segar (TBS) pencatatan hasil pada Daftar Pengumpulan Buah (PB 24 M) per blok per pemanen per tanggal, atas dasar point a dan b dibuat Ikhtisar Laporan Harian (PB 10).
c. Selanjutnya pada station timbangan dicatat pada Daftar Pengumpulan dan Timbangan Buah (PB 24 PH). PB 24 PH merupakan laporan hasil rekapan dari PB 24 M yang dibuat oleh Petugas Pemungut Hasil (PPH) sebagai bukti pendukung yang diangkut oleh alat angkut produksi ke pabrik, PB 24 PH dibuat rangkap 4 untuk supir, bagian timbangan, afdeling, dan krani produksi. Kemudian direkap pada Daftar Timbangan Buah (PB 25) per afdeling per tahun tanam per tanggal. Kemudian dicatat pada Ikhtisar Timbangan Buah (PB 28) per afdeling per kendaraan per tanggal. Selanjutnya proses ke loading ramp, atas dasar point a, b dan c dibuat PB 10.
d. Di loading ramp, proses penentuan KKK untuk Karet dan sortasi buah untuk Kelapa Sawit. Dari hasil proses ini, maka data tonase/volume produksi di kirim ke afdeling terkait sebagai dasar untuk perhitungan premi produksi tanaman yang dihitung dalam Daftar Perhitungan Premi (PB 11 dan PB 12).
Dari hasil perhitungan premi produksi sebagai dasar untuk mengisi input daftar upah sebagai tambahan penghasilan pekerja. Kemudian diteruskan ke kantor sentral untuk ditambahkan dengan seluruh komponen gaji yang akan diterima beserta potongan-potongan, selesai proses upah jadilah daftar rekap upah. Atas dasar daftar rekap upah dan PB 10 afdeling membuat Daftar Pembagian Upah (DPU) yang kemudian diteruskan ke kantor sentral untuk proses penjurnalan dan posting jurnal. Hasil posting jurnal berupa Kartu Rekening Buku Besar (KRBB) yang menjadi saldo pada Neraca (PB 71).
