Pedoman Akuntansi Umum Kantor Direksi Divisi Tanaman Tahunan PTPN IX (Persero)

PEDOMAN AKUNTANSI UMUM

a.      Prinsip Dasar

     Prinsip Dasar Pedoman Akuntansi Umum :

1.      Menguraikan sistem akuntansi untuk setiap transaksi keuangan.

2.      Mempedomani tata cara administrasi akuntansi baik di kebun maupun Kantor Direksi.

3.      Penyajian prosedur akuntansi yang menampung setiap transaksi yang terjadi kedalam jurnal, buku besar, hingga neraca.

4.      Terjadinya setiap transaksi keuangan harus dibuktikan dengan adanya dokumen/bukti akuntansi serta dengan data pendukung.

b.      Proses Akuntansi

     Proses akuntansi dibedakan dalam 2 macam transaksi keuangan yaitu :

1.      Transaksi Kas (termasuk bank)

Segala transaksi yang secara langsung mempengaruhi saldo kas/bank yaitu setiap kegiatan yang mengakibatkan adanya perubahan (keluar/masuk) uang kas/bank setelah data pendukung yang diperlukan telah memenuhi syarat.

2.      Transaksi Non Kas (Memorial)

Segala transaksi akuntansi yang tidak mempengaruhi saldo kas/bank tetapi transaksi yang menyangkut tentang pembebanan, pemindahbukuan, reklasifikasi yang berbentuk Nota Debet/Kredit dan Memorial.

     Dari kedua transaksi tersebut di atas, diproses melalui entry journal dalam          Program General Ledger (GL) yang dapat memberikan output berupa buku     besar, lembaran control, dan Neraca Percobaan kemudian akan disusun           laporan lebih lanjut menjadi bentuk Laporan Manajemen.

c.       Kode Rekening

     Kelompok Rekening Pokok :

0.   Aset Tetap, Rekening Koran, Ekuitas

1.   Rekening Keuangan

2.   Rekening Netral dan Usaha Sampingan

3.   Persediaan Baku dan Pelengkap

4.   Biaya Tidak Langsung

5.   –

6.    Biaya Langsung : Produk Pokok

7.   Rekening Persediaan Hasil Produksi

8.   Pendapatan dan Biaya Penjualan

9.   Rekening Biaya Lain-Lain, Pendapatan Lain-Lain,dan Laba/Rugi.

Rekening Pokok diperinci lebih lanjut sebagai berikut :

000 – 030        Investasi, Aset Tetap, Aset Tak Berwujud, Penyusutan

040 – 059        Pengeluaran Modal

060 – 069        Investasi Surat Berharga

080 – 089        Rekening Koran

090 – 099        Modal dan Laba yang Ditahan

100 – 149        Aset Lancar

150 – 169        Liabilitas Jangka Pendek

170 – 179        Liabilitas Jangka Panjang

180 – 199        Hutang/Piutang Antar Badan Hukum dan Lain-Lain

200 – 249        Rekening Netral

250 – 269        Persemaian dan Entrys

270 – 299        Usaha Sampingan

300 – 399        Persediaan Bahan Baku dan Pelengkap

400 – 499        Biaya Tidak Langsung

500 – 599        -

600 – 699        Biaya Langsung : Produk Pokok

700 – 799        Persediaan Hasil Produksi

800 – 899        Pendapatan dan Biaya Penjualan

900 – 949        Biaya Lain-Lain

950 – 959        Cadangan Pajak Pendapatan

970 – 989        Pendapatan Lain-Lain

990 – 999        Rekening Laba/Rugi

(Rincian Kode Rekeing terlampir).

d.      Rekening Netral

     Rekening Netral (Cost Center) menampung pengeluaran biaya yang        sifatnya tidak secara langsung menjadi beban pemikul biaya karena sifat      penggunaan/jasa rekening netral tersebut menjadi beban berbagai sector            kegiatan pekerjaan, seperti gaji/upah, santunan social, biaya pengobatan,     biaya kendaraan, biaya cuti, pakaian kerja, biaya rumah dinas, dan lain     lain.

                 Prinsip pembukuan rekening netral harus nihil tiap akhir periode (bulan), karena rekening netral bukan pemikul biaya.

e.       Akuntansi Penurunan Nilai Piutang

     Pembukuan penurunan dan penghapusan piutang dijelaskan sebagai        berikut :

1.      Pembentukan Piutang Sangsi

D.        137.90-98        Piutang Sangsi

            K.        13x/14x           Piutang Niaga/Karyawan dsb.

       2.   Penurunan Nilai Piutang

            D.        921.                 Rugi Penurunan Nilai Piutang

                        K.        137.99             Cadangan Penurunan Nilai Piutang

       3.   Pembayaran/Kepastian Pembayaran Piutang Sangsi (dibayarnya                              piutang yang semula diragukan)

            3.1.      Pembayaran Piutang

                        D.        100/110           Kas/Bank

                                    K.        137.90-98        Piutang Sangsi

            3.2.      Pembatalan Penurunan Nilai Piutang

                        D.        137.99             Cadangan Penurunan Nilai Piutang

                                    K.        970.                 Pendapatan Lain-Lain

      4.    Penghapusan Piutang Sangsi

            D.        137.99             Cadangan Penurunan Nilai Piutang

                        K.        137.90-98                    Piutang Sangsi

      5.    Pembayaran Piutang yang Telah Dihapus (dibayarnya piutang yang             sudah dihapus)

            D.        100/110           Kas/Bank

                        K.                    Pendapatan Lain-Lain

      6.    Piutang di Kebun yang akan dihapus dinota-debetkan ke Kantor                             Direksi (penghapusan di Kantor Direksi)

f.       Rekening Sementara

     Transaksi tertentu yang belum jelas penggolongan rekeningnya untuk                 sementara dibukukan dalam rekening ini. Penggunaan rekening ini             harus sedapat mungkin dibatasi dan petugas akuntansi yang                            bertanggungjawab harus berusaha untuk menentukan segera rekening               mana yang semestinya digunakan untuk menampung transaksi ini.                      Pada akhir masa pembukuan, saldo-saldo rekening ini ditinjaudan                  digolongkan pada rekening yang semestinya.

g.      Persediaan

     Persediaan terdiri dari :

1.      Persediaan Barang/Bahan

Pada prinsipnya semua pembelian barang/bahan harus melalui rekening 300 termasuk barang/bahan yang langsung dipakai dan pengadaan sendiri seperti kayu bakar yang dibuat sendiri oleh Kebun. Hutang pembelian barang melalui rekening 151, kecuali yang nilainya tidak materiil.

Pembebanan pemakaian barang/bahan ke masing-masing pemikul biaya harus sama dengan yang tercantum dalam PB.10.

2.      Persediaan Produk

Produk yang pada akhir periode masih dalam proses pengolahan/pengemasan, maka harus dicadangkan biaya yang akan dikeluarkan sampai produk tersebut dijual.

Jurnal Akhir Tahun (31 Desember) :

Debet    Rek.6xx.          Biaya-Biaya Pengolahan                     xxx

Kredit   Rek.152.          Hutang Biaya Tahun Lalu:Produksi   xxx

Jurnal reklasifikasi awal tahun berikutnya (Januari) :

Debet    Rek.152.          Hutang Biaya Tahun Lalu:Produksi   xxx

Kredit   Rek.6xx.          Biaya-Biaya Pengolahan                     xxx

Sehingga biaya-biaya penyelesaian produk dalam proses yang dikeluarkan di periode tahun berikutnya dibuku dengan mendebet rekening 6xx (Biaya Pengolahan).

Produk yang pada akhir periode masih berupa bahan baku dan belum masuk dalam mesin pengolah dibuku sebagai Persediaan Bahan Baku, dengan nilai persediaan terdiri dari : Biaya Tanaman, Biaya Panen, dan Angkut ke Pabrik. Selanjutnya Biaya Pengolahan menjadi produk jadi dibuku di tahun berikutnya.

Misalnya : Produk BrCr yang masih berupa bahan baku (lump).

h.      Biaya Umum

     Biaya Umum (Rubrik 4) kebun yang bersangkutan setiap akhir bulan tidak         dialokasikan, tetap berada di rekening masing-masing kemudian akan    dihimpun oleh Kantor Direksi.

     Untuk keperluan perhitungan laba-rugi per unit/per komoditi, maka biaya           biaya kantor direksi dibebankan ke masing-masing unit usaha/komoditi   secara proporsional.

i.        Usaha Sampingan/Non Komoditi Utama

     Pencatatan produk sampingan/non komoditi utama dengan ketentuan     sebagai berikut :

1.      Karateristik produk sampingan yang harus dipenuhi setidaknya salah satu dari berikut ini :

a)      Tidak termasuk dalam visi/misi/kebijakan/ strategis Perusahaan.

b)      Produk tidak dimaksudkan untuk dihasilkan/diupayakan dari suatu proses produksi.

c)      Nilai produk tidak material jika dibandingkan produk utamanya (kurang dari 10%).

Jenis usaha dan produk yang termasuk kategori usaha sampingan/non komoditi utama di antaranya : Busa skim, Kapok, Minyak Pala, Kelapa, Ginning Kapas, Kayu intercrop, Sewa lahan.

2.      Pembukuan produk sampingan sesuai administrasi Usaha Sampingan/Non Komoditi Utama :

a)      Usaha Sampingan lainnya tetap dibukukan di rekening 27x dan 28x dengan sub rekening yang telah ditentukan seperti yang ada pada kode rekening.

b)      Pada setiap akhir periode pembukuan :

●    Biaya-biaya yang ada di rekening 27x dan 28x dipindah ke  rekening 92x beban non usaha

●    Pendapatan hasil penjualan usaha sampingan dibuku ke        rekening 97x Pendapatan Non Usaha dan tidak boleh      mengurangi biaya produk utama,

●    Saldo akhir tahun rekening 27x dan 28x merupakan nilai      persediaan akhir usaha sampingan.

c)      Semua uang hasil penjualan usaha sampingan dan pendapatan usaha yang diterima oleh Kebun harus ditransfer ke Kantor Direksi dalam periode bulanan pembukuan.

j.        Sub Unit

     Sub unit adalah suatu unit operasional yang merupakan bagian dari         Unit/Kebun namun mempunyai manajemen pengelolaan dan administrasi       yang dapat dipisahkan dari Unit/Kebun tersebut, dengan kriteria sebagai            berikut :

1.      Dipimpin oleh koordinator minimal setingkat Sinder/Karyawan Pimpinan

2.      Membuat laporan usaha tersendiri yang minimal terdiri dari biaya, pendapatan, persediaan dan kegiatan.

Ketentuan umum Sub Unit yaitu :

1.      Otoritas/kewenangan Sub unit adalah tanggungjawab penuh Administratur setempat.

2.      Administrasi keuangan dan pembukuan menginduk di Unit/Kebun setempat.

3.      Pengeluaran kas sub unit dengan metode Kas Kecil (Imprest Basis).

4.      Sub unit yang berupa usaha ritel (pengecer/penjualan langsung) pencatatan pendapatannya menggunakan Cas Basis.

k.      Agroindustri

     Agroindustri merupakan usaha pokok perusahaan selain komoditas yang terdiri dari produk hilir, agrowisata, restotan, resort/cottage dan pengembangan usaha lain yang ditetapkan oleh perusahaan.

Pembukuan agroindustri menggunakan rekening usaha pokok dan setiap akhir periode disusun laporan nmanajemen (LM) sesuai ketentuan usaha pokok.

Pembukuan usaha agroindustri dijelaskan sebagai berikut :

a.    Biaya agroindustri dibuku di rekening 61x dengan sub rekening :

                                            i.            Rekening 61x.6x.xx          : Produk Hilir

                                          ii.            Rekening 61x.7x.xx          : Agrowisata

b.   Pendapatan agroindustri dibuku di rekening 820 dengan sub rekening :

                                            i.            Rekening 820.6x.xx          : Produk Hilir

                                          ii.            Rekening 820.7x.xx          : Agrowisata

c.    Persediaan barang/bahan agroindustri dibuku di rekening 301 dengan sub rekening :

                                            i.            Rekening 301.6x.xx          : Produk Hilir

                                          ii.            Rekening 301.7x.xx          : Agrowisata

d.   Persediaan produk agroindustri dibuku di rekening 700 dengan sub rekening :

                                            i.            Rekening 700.6x.xx          : Produk Hilir

                                          ii.            Rekening 700.7x.xx          : Agrowisata

Semua uang hasil penjualan/pendapatan yang diterima ileh Kebun ditransfer ke Kantor Direksi dalam periode bulanan pembukuan.

l.        Pembukuan atas pembayaran UM Bonus, Bonus dan Pendapatan        sejenisnya.

a.       Uang Muka Bonus

                                                        i.            Pada saat kebun menerima dropping uang muka bonus dibuku :

Debet : 110     Bank

Kredit : 196                 Pos Sementara

                                                      ii.            Kebun menerima Nota Debet dibuku :

Debet : 196     Pos Sementara

             426.    Biaya Bank

Kredit : 080.                Rekening Koran

                                                    iii.            Pembayaran Uang Muka Bonus, dibuku :

Debet : 14       Pinjaman Pegawai

Kredit : 100                 Kas

b.      Pembayaran Bonus

                                                                          i.      Kebun       menerima daftar pembayaran Bonus agar dibuatkan bukti jurnal (AU 6) :

Debet : 196           Pos Sementara (Bonus yang belum                                                           dibayar)

Kredit : 160           Pajak yang belum disetor

             14x           Pinjaman Pegawai (UM Bonus)

                                 155           Hutang Titipan (Netto)

                          Penerimaan dropping dan nota debet dibuku                                       sebagaimana butir a.i diatas.

                                                                        ii.      Pembayaran bonus agar dibuatkan AU12 :

Debet : 155           Uang Titipan (Netto)

Kredit : 100                       Kas

                                                                      iii.      Kebun mengirim nota debet ke Kantor Direksi

Debet : 080           Rekening Koran

Kredit : 196                       Rekening Sementara (Bonus                                             yang belum dibayar)

m.    PPN Masukan

     Pajak Pertambahan Nilai (PPN) Masukan adalah beban PPN yang dapat dikompensasikan dengan PPN Keluaran, adapun kriterianya sebagai berikut :

1.      PPN atas pembelian barang/bahan yang digunakan untuk operasional perusahaan.

2.      Pajak Pertambahan Nilai (PPN) sebagai pajak masukan pada gilirannya dapat mengurangi harga pokok produksi kebun.

3.      Proses kompensasi hanya dapat dilakukan oleh Kantor Direksi, maka untuk PPN yang akan dikompensasikan agar di Nota Debet ke Kantor Direksi dengan dilampirkan asli Faktur Pajak Standar, Faktur Pajak harus bersih bebas tip-ex dan belum kadaluwarsa untuk dikompensasikan (3 bulan).

4.      PPN yang tidak dapat dikompensasikan akan tetap menjadi beban biaya kebun.

5.      Karena PTPN termasuk wapu maka, setiap pembayaran atas pembelian barang/jasa kepada pihak ketiga tidak termasuk PPN dan setiap periode disetorkan kepada kas Negara.

     Barang/bahan dropping dari Kantor Direksi unsur PPN 10% atas            barang/bahan tersebut sudah dikreditkan di Kantor Direksi (Harga barang sudah tidak termasuk PPN), kecuali barang-barang tertentu yang PPNnya  tidak dapat dikompensasikan.

     Pembukuan PPN di kebun untuk barang/jasa yang di-dropping dari Kantor        Direksi :

1.      Penerimaan Barang/bahan dari Kantor Direksi :

D.          300.     Persediaan       Rp 1.000.000,- (ekcl PPN 10%)

K.                      151.     Hutang Kantor Direksi           Rp 1.000.000,-

     2.    Penerimaan Nota Debet dari Kantor Direksi :

            D.        151.     Hutang Kantor Direksi           Rp 1.000.000,-

            K.                    080.     R/K Kandir                 Rp 1.000.000,-

                 Pembukuan PPN di kebun untuk barang/jasa yang diadakan sendiri oleh            Kebun :

1.      Penerimaan Barang/bahan/jasa dari Rekanan :

D.          300.                 Persediaan                   Rp 1.000.000,-

D.          162.90.00        PPN Masukan             Rp    100.000,-

K.                      151.                 Hutang                                    Rp 1.100.000,-

     2.   Pembayaran kepada Rekanan :

           D.          151.                 Hutang                                    Rp 1.100.000,-

           K.                      162.90.01        PPN Wapu                  Rp    100.000,-

           K.                      100.                 Kas                              Rp 1.100.000,-

     3.   Pemakaian barang :

           D.          2/4/6/.              Biaya                           Rp 1.000.000,-

           K.                      300.                 Persediaan                   Rp 1.000.000,-

     4.  Pengisaran PPN Masukan Ke Kantor Direksi

D.          080.                 R/K Kantor Direksi                 Rp 1.000.000,-

K.                      162.90.00        PPN Masukan                  Rp 1.000.000,-

     5.   Setor PPN Wapu ke Kantor Pajak

           D.          162.90.10        PPN Wapu                              Rp 100.000,-

           K.                      100.                 Kas                                      Rp 100.000,-

  n.    Database Administrasi

          Guna meningkatkan optimalisasi perangkat computer untuk menyimpan dan mengelola data-data maka setiap unit membuat database Administrasi   dengan ketentuan sebagai berikut :

a.       Database administrasi terdiri dari :

·         database Akuntansi menyimpan file General Ledger, Aset Tetap (LM31A/B/C/D) dan Data Keuangan lain.

·         Database Laporan Manajemen menyimpan file Laporan Manajemen yang terdiri dari : Laporan Keuangan, Produksi, Biaya, Tanaman, Tenaga Kerja, Teknik/Pengolahan, Perbekalan, Masalah Umum.

·         Database Surat menyimpan surat-surat penting (keluar/masuk) dengan carai di scan.

b.      Database tersebut dipelihara untuk jangka waktu 10 tahun.

c.       Database disimpan dalam suatu folder dengan ketentuan sebagai berikut :

Format Nama Folder : DATABASE_Kode Kebun/Jenis/Tahun/Bulan/Folder file/file.ext

Contoh database Kebun Krumput :

Database Akuntansi :

D://DATABASE_KRU/AKT/2012/04/GLapril.xls

Database LM :

D://DATABASE_KRU/LM/2012/04/LM13april.xls

Database Surat :

D://DATABASE_KRU/SRT/2012/04/SuratD2.doc

Setiap tahun data tersebut disimpan ke hardisk eksternal/CD/DVD dan copy disc dikirim ke Bagian Pembiayaan bersamaan dengan Laporan Biaya Desember Definitif.