Klasifikasi dan Isi Laporan Kantor Direksi Divisi Tanaman Tahunan PTPN IX (Persero)

KLASIFIKASI DAN ISI LAPORAN KANTOR DIREKSI

Setiap bulan/triwulan/tahun Sekretaris Perusahaan dan Biro/Bagian wajib menyusun Laporan Manajemen yang berisi data dan kegiatab pekerjaan dengan menggunakan formulir yang telah disediakan sesuai bidangnya masing-masing.

Laporan Bulanan

Laporan-laporan (baik laporan bulanan maupun triwulan) yang diterima dari kebun seperti :

1.      Laporan Produksi

2.      Laporan Biaya & Keuangan

3.      Laporan Tanaman

4.      Laporan Teknik

5.      Laporan Umum

6.      Laporan Pembekalan

7.      Laporan Penjualan Lokal

8.      Laporan Aktiva Tetap Triwulan

9.      Laporan Aktiva Tetap Tahunan

Oleh Bagian/Biro terkait dikompilasi dan dievaluasi.

Dari laporan kebun tersebut dapat disusun laporan lebih lanjut dalam bentuk laporan bulanan PTPN IX oleh Sekretaris Perusahaan.

Kompilasi dan penyusunan laporan (LM) seperti pada daftar terlampir dimana tiap-tiap bagian/biro harus menyusun LM sesuai jadwal dan diterima oleh Sekretaris Perusahaan paling lambat tanggal 12 bulan berikutnya untuk dijadikan satu laporan bulanan PTPN IX.

Risalah Direksi

Menyajikan data semua kegiatan perusahaan secara phsyik maupun pembiayaan sampai tersusun Laporan Posisi Keuangan dan perhitungan L/R Komprehensif yang meliputi :

1.      Data Keuangan Pokok

1.   Lapoaran Posisi Keuangan

2.   L/R Komprehensif

3.   Perubahan Ekuitas

4.   Laporan Arus Kas

5.   Catatan atas Laporan Keuangan

2.      Data/Informasi Tambahan

1.   Uraian tentang penjualan

2.   Uraian tentang pembelian barang

3.   Uraian tentang produksi

4.   Uraian tentang Kondisi Keuangan

5.   Uraian tentang Permodalan

6.   Uraian tentang Sumber Daya Manusia

7.   Uraian tentang Proyek Pengembangan

8.   Uraian tentang Rencana Jangka Panjang

Biaya Administrasi

Disusun menurut jenis pengeluaran (rekening) dibandingkan antara realisasi dengan anggaran, biaya administrasi ini sepanjang tahun akan berada di rekening masing-masing sebagai overhead cost.

Laporan L/R Komprehensif

Laporan L/R Komprehensif merupakan data total hasil penjualan dikurangi Harga Pokok Penjualan, biaya administrasi, biaya penjualan, biaya di luar usaha perusahaan seperti : biaya lain-lain, pendapatan di luar usaha perusahaan, pembebanan Bungan investasi dan lain-lain. Untuk perhitungan pajak penghasilan, diberlakukan dengan mengguanakan penyusutan komersiil (teoritis) tetapi ada perhitungan L/R akhir tahun (sebelum maupun sesuah audit) diberlakukan dengan ketentuan yang ada sesuai peraturan perpajakan yaitu :

Penyusutan fiscal setelah ada perhitungan (koreksi positif negative), selisih aset komersial dengan fiscal dibuku sebagai aset tangguhan.

Laporan Kantor Direksi

Laporan Kantor Direksi sudah harus jadi tangga 15 bulan berikutnya dan dijilid dengan cover warna coklat yang disampaikan kepada :

1.      Pemegang Saham

2.      6 eksemplar Dewan Komisaris

3.      5 eksemplar Direksi

4.      Bagian/Biro dan Administratur masing-masing 1 eksemplar

5.      Arsip secukupnya.

Laporan Triwulan Kantor Direksi

Jenis/bentuk laporan dan penyusunan sama dengan laporan bulanan, hanya nomor Laporan Manajemen (LM) yang berubah.

Didalam laporan triwulan kantor direksi terdapat penambahan LM seperti LM yang menyangkut areal, aktiva tetap, pengangkutan, kegiatan instalasi listrik, air, dan lain-lain. Laporan ini dijilid dan diberi cover warna dan disampaikan tanggal 15 bulan berikutnya.

Hal ini dimaksudkan agar laporan tahunan menyajikan data definitive yang telah diaudit oleh Akuntan Publik sebelum disahkan oleh RUPS.

Sambil menunggu selesainya audit, maka direksi menyusun laporan tahunan sementara yang memuat data sementara pula dengan maksud untuk memberikan informasi dan pertanggungjawaban sementara atas pelaksanaan manajemen dengan data yang actual dan up to date.

Laporan Tahunan (Definitif) yang telah dijilid dengan cover berwarna, untuk disampaikan kepada pemegang saham :

1.      Pemegang Saham 5 eksemplar

2.      Anggota Dewan Komisaris masing-masing 1 eksemplar

3.      Anggota Direksi masing-masing 1 eksemplar

4.      Bagian/Biro masing-masing 1 eksemplar

5.      Arsip Sekretaris Perusahaan 2 eksemplar

Penerimaan Laporan

Laporan Tahunan yang disusun Direksi harus telah disampaikan Pemegang Saham paling lambat :

1.      Laporan Tahunan sementara akhir Februari tahun berikutnya

2.      Laporan Tahunan definitive paling lambat tanggal akhir Maret tahun           berikutnya.