ADMINISTRASI PERSEDIAAN BARANG/BAHAN
1. Administrasi persediaan barang/bahan dibagi 2 bagian yaitu :
1) Administrasi Persediaan Gudang Penyimpanan Barang
Mempunyai tugas :
1. Menerima Barang
2. Menyimpan
3. Mengeluarkan
4. Mempertanggungjawabkan secara phisik dan administrasi tentang jumlah persediaan.
2) Administrasi di bagian pembukuan
Menyelenggarakan administasi keluar/masuk barang/bahan persediaan sehingga setiap saat dapat diketahui jumlah dan harga barang persediaan yang tersimpan di gudang dengan benar.
2. Formulir yang digunakan :
1. AU. 53 : Bukti Penerimaan Barang
2. AU. 54 : Kartu Gudang
3. AU. 55 : Kartu Persediaan
4. AU. 56 : Daftar Pengawasan barang/bahan
5. AU. 58 : Bon Permintaan dan Pengeluaran
6. AU. 58A : Berita Acara
7. AU. 58B : Surat Pengantar
8. AU. 58C : Label nama dan jenis barang
9. AU. 58D : Daftar Pemeriksaan Persediaan Barang
10. PB. 15 : Daftar barang yang perlu penggantian
11. PB. 16 : Memo Permintaan
3. Penyimpanan barang
Penyimpanan barang di gudang disusun sedemikian rupa sehingga memudahkan administrasi, penyimpanan dan pengeluaran barang, maka tiap-tiap barang/bahan diberi nomor sesuai jenis/kelompok barang pada kode rekening yang bersangkutan.
Barang ditempatkan (kalau mungkin) dalam rak-rak atau laci dan diberi nomot pada setiap jenis barang kemudian digantungkan sebuah label nama dan jenis barang (formulir AU. 58C) bila tidak mungkin digantungkan maka diletakkan pada barang atau cara lain agar mudah mencarinya.
4. Persediaan Minimum
Beberapa jenis barang seperti talk powder, asam semut/formic acid, bahan bakar dan lain-lain harus selalu cukup dalam persediaan agar proses produksi tidak terhenti.
Oleh karena itu dalam Kartu Gudang (AU 54) diberi kolom persediaan minimum. Untuk menentukan persediaan minimum diambil banyaknya pemakaian rata-rata sebulan (periode) + banyaknya pemakaian selama jangka waktu pemesanan dan penerimaan.
5. Pengeluaran Barang Gudang
Prosedur permintaan dan pengeluaran barang untuk afdeling :
1. Afdeling mengajukan memo permintaan (PB. 16) kepada Administratur.
Nomor urut permintaan dari masing-masing afdeling yang meminta setiap bulan dimulai dari nomor 1.
Kolom uraian agar dari jenis barang yang diminta dan diberi penjelasan seperlunya misalnya Urea untuk TM karet, tahun tanam 2005, blok A, Luas Ha dan seterusnya. PB 16 disahkan oleh sinder yang bersangkutan dan diajukan kepada administratur.
2. Apabila PB. 16 (Memo Permintaan) disetujui oleh Administratur dibuatkan AU. 58. Pengadaan barang dapat dibeli kebun sendiri maupun dropping dari Kantor Direksi (memperhatikan RKAP).
3. Sesudah barang dikeluarkan dari gudang maka lembar asli AU 58 diserahkan/dikirim ke Bagian Pembukuan, 1 lembar kepada yang menerima barang sebagai Surat Pengantar dan 1 lembar arsip gudang.
4. Atas dasar AU 58 tersebut maka petugas gudang mencatat kuantum pengeluaran barang pada Kartu Gudang (AU 54) npada kolom keluar serta dicatat tanggal pengambilan, Nomor Bon dan dipakai untuk.
5. Oleh bagian pembukuan diisi “harga satuan dan jumlah pada” AU 58 sebagai dasar untuk pembukuan dan dujurnal :
Debet : Rekening yang bersangkutan/pemikul beban (0/2/4/6)
Kredit : Rekening persediaan (300)
Ketentuan administrasi pengeluaran barang gudang yaitu :
a. Prinsip bahwa semua barang yang disimpan sebagai persediaan barang dapat dikeluarkan jika pemegang gudang telah terima bon permintaan barang/bahan (AU 58) yang sudah ditandatangani oleh si peminta dan disetujui oleh Administratur atau pejabat yang dikuasakan untuk itu.
b. Pemegang gudang harus meneliti kebenaran dari AU 58 tersebut sebelum barang dikeluarkan dari gudang.
c. Pada dasarnya setiap AU 58 dipergunakan hanya untuk 1 (satu) macam barang dan 1 (satu) jenis golongan, tapi dalam realisasinya dapat dibenarkan 1 (satu) AU 58 dapat dipergunakan untuk beberapa macam barang dalam beberapa golongan dengan ketentuan pemakaian barang untuk satu kode rekening.
d. AU 58 dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan dikirim ke gudang melalui administratur atau pejabat yang ditunjuk.
e. Untuk bahan bakar, oli, pelumas dapat dibuatkan buku pembantu pengeluaran dan pada tiap periode tertentu (misalnya 1 minggu sekali) baru dibuatkan AU 58 yang merupakan rekapitulasi.
f. Apabila pada akhir bulan buku barang/bahan yang dibon belum/tidak habis dipakai maka secara administrasi dikembalikan ke Gudang Kantor Induk. Kemudian pada awal bulan buku berikutnya (apabila masih akan dipakai) maka dibon kembali.
6. Penerimaan Barang
1. Pengadaan oleh Kebun sendiri
2. Dropping dari kantor direksi
3. Retur barang bahan yang belum diaplikasikan/dipakai
Pada prinsipnya tata cara penerimaan barang sama.
Barang dropping dari Kantor Direksi :
1. Atas dasar Surat Pengantar (AU 58B) dari Kantor Direksi maka barang diterima dan di cek kebenarannya (kuantum, mutu, dan lain-lain) apakah sesuai dengan yang diminta atau sesuai dengan apa yang tersirat pada AU 58B atau dalam AU 58.
2. Buat berita acara penerimaan barang (AU 58A) tanggal diterima maupun kenyataan tanggal harus sama.
3. Perlu ditegaskan pula keadaan barang yang bersangkutan seperti kuantum, mutu, banyaknya, merk kemudian ditandatangani para pejabat yang berwenang dan pihak leveransir.
Berita acara setelah dilegalisir kemudian segera dikirim ke Kantor Direksi untuk disahkan dan sebagai data pendukung tagihan dan leveransir maupun pembayaran oleh Kantor Direksi kepada leveransir.
Berita Acara dibuat dalam rangkap 6 (enam).
1. Setelah diteliti ternyata benar kemudian dibuat AU 53 (Bukti Penerimaan Barang) dalam rangkap 3 (tiga) yaitu lembar asli untuk gudang, 2 (dua) copy untuk bagian pembukuan dimana yang satu copy untuk lampiran pada faktur.
2. Oleh bagian pembukuan AU. 53 sebagai bukti pembukuan dan dijurnal :
Debet : 300 (Persediaan Barang/Bahan)
Kredit : 151 (Hutang)
7. Kartu Gudang (AU 54)
1. Semua jenis barang harus dibuatkan/dicatat pada Kartu Gudang dengan formulir AU 54
2. Untuk satu jenis barang satu kartu
3. Setiap penerimaan barang (AU 53) maupun pengeluaran barang (AU 58) harus segera dibukukan/dicatat pada AU 54
4. Untuk penerimaan barang pada kolom pemasukan
5. Untuk pengeluaran barang pada kolom pengeluaran
6. Kolom sisa adalah merupakan perhitungan antara sisa awal + penerimaan – pengeluaran
7. Dan sisa menurut kartu harus sama dengan sisa menurut kenyataan
8. Kartu Gudang diisi oleh petugas gudang dan yang dicatat di setiap tanggal, nomor bos, diterima/dikeluarkan adalah kuantum
8. Kartu Persediaan Barang (AU 55)
Pengisian kartu pada prinsipnya sama dengan Kartu Gudang.
Kartu Persediaan barang (AU 55) dibuat oleh bagian pembukuan yang dicatat disamping kuantum juga biayanya/harga barang.
Kartu Persediaan = Kartu Gudang dalam hal keuantum sehingga apabila tidak sama jumlahnya dicari kebenarannya mungkin ada bukti (AU 53/AU 58) yang belum dicatat. Maka pada setiap periode sebaiknya dicocokkan antara petugas pembukuan (AU 55) dengan petugas gudang (AU 54) dengan kenyataan barang.
Setiap akhir bulan buku kartu persediaan ditutup dan lajur masuk, keluar baik kuantum maupun harga dijumlahkan.
9. Pemeriksaan Persediaan Barang
Setiap periode tertentu yang pasti adalah akhir tahun buku maka persediaan barang gudang perlu diadakan pemeriksaan (stock opname).
Hasil sari stock opname tersebut dicatat pada AU 58D yang dibuat dalam rangkap 3 yaitu :
- Asli untuk bagian pembukuan
- 1 (satu) copy Bagian Pemasaran/Pengadaan
- 1 (satu) copy arsip gudang.
