Kas merupakan aktiva lancar yang paling likuid (cair) dan terdiri dari pos-pos yang berlaku sebagai alat tukar dan memberikan dasar bagi pengukuran akuntansi. Agar dapat dilaporkan sebagai Kas, suatu pos harus tersedia setiap saat dan tidak dibatasi penggunaannya untuk pembayaran kewajiban lancar. Kas/Bank merupakan dana segar bagi Unit Usaha untuk membiayai kegiatan operasionalnya. Kas di Unit Usaha terdiri dari saldo Kas dalam brankas dan saldo Kas di Bank. Administrasi Kas dan Bank tanggung jawab sinder TUK yang didelegasikan kepada Krani Kas/Bank.
Beberapa tugasnya antara lain :
- Merencanakan cash flow untuk pembayaran sesuai data AU.
- Meneliti kebenaran bukti pembayaran yaitu nilai angka dan terbilang, kelengkapan bukti, kelengkapan paraf, dan tata perkiraan atau rekening yang digunakan.
- Membuku mutasi Kas/Bank.
- Monitoring Kas harian saat pengambilan dan penyetoran ke brankas.
- Rekonsiliasi fisik saldo Kas dengan buku Kas.
- Pencatatan atas penerbitan bilyet giro/cek tunai.
Hal-hal yang berkaitan dengan Kas/Bank berupa penerimaan dan pengeluarannya adalah sebagai berikut :
Rencana kebutuhan dan penerimaan Kas/Bank
Untuk memenuhi kebutuhan uang setiap bulannya maka Unit Usaha mengajukan permintaan uang kerja sesuai dengan kebutuhan Unit Usaha, tetapi tetap memperhatikan jumlah Permintaan Modal Kerja (PMK) yang telah disetujui. Sebagaimana hasil pembahasan RKO dan PMK triwulanan setiap 2 kali dalam sebulan, Unit Usaha mengajukan permintaan modal kerja dan melaporkan perkiraan saldo Kas/Bank paling lambat setiap tanggal 10 dan 25 bulan berjalan.
PMK diterima oleh Distrik untuk direkapitulasi bersama Unit Usaha lain. Selanjutnya droping modal kerja diterima dan dibuat bukti penerimaan AU 9 dengan mendebet Bank (110) dan mengkredit rekening (080) Distrik.
Penerimaan Kas/Bank merupakan seluruh hal yang membuatKas/Bank bertambah, yang diakibatkan oleh adanya droping uang kerja, pelunasan piutang, pendapatan jasa giro maupun penarikan PPh psl 23.
Rencana pengeluaran Kas/Bank
Pengeluaran Kas/Bank merupakan hal yang mengakibatkan berkurangnya jumlah Kas/Bank yang diakibatkan karena adanya pembayaran-pembayaran untuk kebutuhan unit usaha. Rencana pengeluaran Kas/Bank biasanya disesuaikan dengan permintaan uang kerja yang akan dibayar sesuai dengan PMK dan setiap pengeluaran dibuatkan AU 12.
Pengeluaran Bank terdiri dari :
- Pengeluaran Cek untuk modal kerja dan keperluan sehari-hari.
- Pengeluaran Cek atau Giro untuk pembayaran pihak ke III.
Khusus untuk pembayaran pihak ke III, syarat keabsahan pembayaran antara lain harus disertai dengan adanya bukti tagihan, kuitansi (memo tagihan), LPB, dan surat pengantar. Selain itu untuk pembayaran kepada pihak ke III dilakukan dengan Bilyet Giro atau Cek sesuai dengan SE No : 7.9/SE/002/2003 dan dilaksanakan langsung oleh Sinder TUK.
Mekanisme penerimaan Kas
Masing-masing bagian mengajukan jumlah kebutuhan biaya dalam 2periode yaitu :
- Periode I tanggal 26 bulan yang lalu s/d tanggal 10 bulan berjalan.
- Periode II tanggal 11 s/d tanggal 25 bulan berjalan dengan rincian berikut:
a. Jumlah kebutuhan pembayaran gaji golongan IA s/d IID.
b. Jumlah kebutuhan pembayaran upah borong prestasi.
c. Gaji golongan IIIA s/d IVD dibuat berdasar daftar dari Kantor Direksi.
d. Rencana pembayaran pihak ke IIIyang sudah disetujui dan di droping oleh Kantor Direksi melalui Distrik.
e. Rencana biaya operasional lainnya seperti keperluan kantor, biaya perjalanan dinas dan lain sebagainya.
f. Menghitung sisa kas dan rencana penerimaan.
Formulir yang digunakan dalam pelaksanaan administrasi Kas/Bank yaitu :
- Bukti Kas/Bank Masuk (AU 9).
- Bukti Kas/Bank Keluar (AU 12).
- Buku Kas/Bank.
- Buku pembantu pencatat pengeluaran Cek dan Bilyet Giro.
- Buku pembantu kas untuk mencatat pengambilan dan pengeluaran harian.
Alur penerimaan Kas/Bank di Unit Usaha :
1. Sinder TUK berwenang untuk memeriksa kebenaran bukti pendukung penerimaan Kas/Bank.
2. Krani Kas/Bank membuat bukti penerimaan Kas/Bank AU 9, Krani Kepala TUK memeriksa, Sinder TUK memeriksa dan diteruskan kepada Manajer untuk divalidasi.
3. Krani Kas/Bank mencatat atau membukukan bukti penerimaan AU 9 dan diperiksa oleh Krani Kepala TUK dan Sinder TUK.
4. Sinder TUK memeriksa laporan penerimaan Kas/Bank dan divalidasi oleh Manajer.
Alur pengeluaran Kas/Bank :
1. Krani masing-masing bidang membuat daftar permintaan uang gaji dan upah borong prestasi.
2. Krani Kas/Bank membuat bukti pengeluaran Kas/Bank AU 12.
3. Krani Kepala TUK memeriksa dan Sinka TUK memeriksa/memvalidasi bukti pengeluaran Kas/Bank AU 12.
4. Manajer memvalidasi.
5. Krani Kas/Bank mencatat dan membukukan bukti pengeluaran AU 12.
6. Sinder TUK memeriksa laporan pengeluaran Kas/Bank dan manajer memvalidasi.
Alur administrasi Kas/Bank,
Saldo Kas maksimal sesuai Surat Edaran No : 7.9/SE/005/2007 yaitu untuk :
- Distrik (UBS) Rp 80 Juta
- Unit Usaha Kelas A Rp 80 Juta
B Rp 40 Juta
C Rp 20 Juta
Beberapa dokumen pendukung pembayaran adalah :
- Kuitansi/nota/faktur
- Laporan Penerimaan Barang disertai surat pengantar barang dan surat tagihan dari rekanan
- Surat Perintah Kerja dan Berita Acara
- Faktur Pajak Standar
Setiap bulan dibuat Rekonsiliasi Bank dengan cara :
- Melihat saldo akhir buku Bank Unit Usaha dan rekening koran Bank.
- Mendaftar selisih mutasi yang belum dibukukan baik oleh Bank maupun Unit Usaha.
Setiap bulan dilakukan Stock Opname Kas dengan cara :
- Melihat saldo Kas harian dan akhir bulan menurut buku.
- Menghitung real uang yang ada dalam berangkas.
- Mencatat selisih jika ada.
Dasar pengedalian bidang akuntansi dan keuangan adalah :
a. Penerimaan atau pengeluaran Kas/Bank
- Adanya system otorisasi berjenjang terhadap setiap penerimaan/pengeluaran.
- Adanya petugas yang berbeda untuk menyiapkan Cek, menandatangani Cek, merekonsiliasi rekening Bank dan pemegang uang Kas.
- Penerimaan Kas yang melebihi ketentuan di setor ke Bank.
- Penarikan Cek Tunai untuk modal kerja diusahakan seminimal mungkin dan pembayaran kepada rekanan menggunakan Bilyet Giro.
- Rekonsiliasi bank dilaksanakan setiap bulan.
b. Kas/Bank
- Posisi Kas/Bank pada tanggal neraca benar-benar dimiliki/dikuasai perusahaan.
- Legalitas transaksi Kas/Bank divalidasi.
Ketepatan jumlah penyajian posisi Kas/Bank dalam neraca.
